近期多個(gè)客戶咨詢有關(guān)單位備用金的記賬方法以及如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理管理的問題，我們對(duì)這一問題做一個(gè)簡(jiǎn)單的整理，供大家參考。

備用金與借款的區(qū)別：

   備用金，一般是指企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部部門或工作人員備作差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公耗材費(fèi)等專用款項(xiàng)。從性質(zhì)上看，與借款比較相似，有部分企業(yè)會(huì)以借款的形式進(jìn)行管理，在實(shí)際費(fèi)用支出后，再以核銷借款的形式進(jìn)行報(bào)銷。但嚴(yán)格來說，備用金不能等同于借款，備用金管理要嚴(yán)格的監(jiān)控其使用用途，特別是在行政事業(yè)單位中備用金，往往需要報(bào)財(cái)政審核。

如何記賬：

   我們建議，一般企業(yè)可采用個(gè)人借款的方式進(jìn)行管理，現(xiàn)在“業(yè)務(wù)處理”——》“個(gè)人借款管理”中錄入借款，并轉(zhuǎn)記入日記賬（如果當(dāng)天借當(dāng)天還也可以不記入日記賬、待實(shí)際報(bào)銷后僅將實(shí)際支出記入日記賬）。行政事業(yè)單位則需要在日記賬中編制憑證，對(duì)方科目選擇“備用金”，以便進(jìn)行后續(xù)統(tǒng)計(jì)查詢。此外建議建立備用金憑證的專用格式（需要套打格式請(qǐng)與我們聯(lián)系免費(fèi)定制）。

備用金管理制度：

   （1）工作人員需臨時(shí)借用備用金時(shí)，先到財(cái)務(wù)部索取“借款單”，財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式三聯(lián)，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項(xiàng)，經(jīng)項(xiàng)目主管經(jīng)理簽字同意，再由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部辦事處辦理借款手續(xù)。財(cái)務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項(xiàng)內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
  （2）借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財(cái)務(wù)部索取“報(bào)銷單”，填寫好“報(bào)銷單”的各項(xiàng)規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管經(jīng)理審批后，再將“報(bào)銷單”返回財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核，審核無誤后，辦理報(bào)銷手續(xù)。
   （3）借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”，查明報(bào)銷人員原借款金額，對(duì)報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)退還本人，對(duì)報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。
   （4）因業(yè)務(wù)原因長(zhǎng)期借用備用金的人員可由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。
   （5）財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺(tái)賬，按月及時(shí)清理。
   （6）借用備用金的人員應(yīng)及時(shí)沖賬，對(duì)無故拖延者，財(cái)務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財(cái)務(wù)部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

參考資料：
百度百科詞條：http://baike.baidu.com/view/540279.htm
亞拓技術(shù)支持庫：現(xiàn)金管理中的現(xiàn)金流問題